Som arrangør, husk på dette!

Hva bør arrangøren tenke på når det gjelder stewarder? Dressur Så Klart har tatt en prat med stewardene Harald Farbrot som er FEI steward level 2, som betyr at han kan være steward inntil World Cup stevner. Han startet i 1991 og er steward både nasjonalt og internasjonalt. Maja Kjærnes er inne i sitt 12 år som steward og har grad 3 nasjonalt og er FEI level 1 i sprang og kjøring.

Hva bør arrangøren tenke på når de skal arrangere et stevne?

Lese rett og nødvendige reglement for å lage en propp som er riktig. At man har folk nok til de forskjellige oppgavene. En fornuftig kafé. Førstehjelp til både folk og dyr. Hovslager og annet teknisk personell på plass. At man må gjør tiltak i forhold til de forskjellige årstider, sånn at man har tilgang på vann i varmen og måking og strøing vinterstid. Videre må arrangøren huske på at stewarder er er del av det tekniske personellet på lik linje med dommerne. Her er det viktig å skille mellom de offisielle og de frivillige personene. Tenk grundig etter hvilket behov ditt stevne har, både teknisk personell og frivillige.

Dommerne og stewardene har forskjellige oppgaver. Når det gjelder dommeren kan den kun dømme opp til det nivået den er godkjent for og har en maksimum på 40 ekvipasjer per dag. En steward starter alltid en time før første klasse starter og er på plass til siste rytter har ridd ned/skrittet ned hesten sin. Videre skal stewarden sjekke stallene hvis det tilbys oppstalling på stevent. Denne blir gjerne sjekket flere ganger under dagen.

Harald Farbrot er internasjonal steward og er ofte å se på de store stevnene. Foto: Maja Kjærnes.

Hvor lang tid i forveien burde de booke en steward?

Raskest mulig bør man få tak i de menneskene man ønsker å ha på sitt arrangement da mange er på flere stevner og har et liv utenom hest, og for det andre vokser ikke stewarder på trær. Navn og kontakt skal du ha på plass før du sender inn stevneinvitasjonen. Antall stewarder kommer ann på antall oppvarmingsbaner, det skal alltid være en steward per oppvarmingsbane. Videre må arrangøren også ha en avløser til stewarden. Denne skal være en hestekyndig person som oppnevnes på stevnet. De fleste stewardene er ikke i forkant klar over hvem denne personen er, men er arrangøren sitt ansvar å skaffe en avløser.

Maja og Harald var begge stewarder under EM i Gøteborg i fjor.

Hvor mange burde det være?

Antall stewarder er utifra stevnekategori, antall starter, og lengde på dagen, avstander og om det er en eller flere baner.

Hvordan kan arrangøren tilrettelegge best mulig for steward?

Det norske KR har ikke noen regler for hvor lenge en ekvipasje kan varme opp, men FEI har det. Stewarden må altså minimum legge til to timer utenom ordinær stevnedag. Når dommeren har pause, er fortsatt stewarden på jobb. Her er det viktig at arrangør tilrettelegger for at stewarden får av avløsning i løpet av dagen. Mange stevner starter tidlig og slutter sent, når det blir lange dager burde arrangøren tilrettelegge for minst to pauser på 30 minutter. Dette menensket burde ikke starte på stevnet, spesielt ikke være avløser når oppvarmingen for han/hun sin klasse pågår.

Videre burde mat serveringen gå ganske raskt så man unngår å bruke den korte pausen man har til rådighet til å stå i kø. Har man god plass kan arrangøren kanskje ha et bord som er reservert til teknisk personale. En annen ting stewardene er utsatt for er selvfølgelig været. Er det strålende sol? Regner det store deler av dagen? Finnes det skygge, eller et sted man kan søke ly? Stewarden kan fort være på en oppvarmingsbane i 12 timer så husk å tilrettelegge så godt det lar seg gjøre. På dressur stevner kan man kanskje tilby en stol til stewarden. Noe som er veldig viktig er at det er en bra kommunikasjon mellom Overdommer og sekretariat.

Hva er vanlig at arrangøren glemmer?

Det er å sjekke om de som er satt opp faktisk kan komme, dette går jo begge veier da folk selv må bli flinkere til å kontakte arrangør også. Ikke minst fornuftig mat til de som jobber. Teknisk personell bruker mange helger i året på nettopp dette og da blir man litt lei wienerpølser og vafler.

Pauser er like viktig om du er teknisk personell eller frivillig. Hvem tenker på de frivillige, og hvem har ansvaret for disse? Det ansvaret ligger hos arrangøren. Vi ser og møter mange frivillige gjennom året og det er mange vi aldri ser igjen. Du kan jo tenke deg selv hvis du skulle hentet protokoller i 6 timer i strekk, eller åpnet porten i 4 timer i pøs regn.

Finnes det ly til steward?